Les producteurs d’archives publiques sont tenus de verser leurs archives définitives dans un service public d’archives.

Sont concernés :

• L’Etat, les collectivités territoriales, les établissements et entreprises publics.
• Les organismes de droit privé chargés de la gestion de services publics ou d’une mission de service public.
• Les officiers publics et ministériels.

Tout fonctionnaire est responsable des documents qu’il produit ou reçoit, mais n’en est pas propriétaire. Il est tenu de les remettre aux Archives départementales car les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables, faisant partie du domaine public mobilier, elles ne peuvent être ni aliénées ni détruites sans autorisation de l’Etat.

Faire un versement aux Archives départementales, c’est y transférer les documents qui ne sont plus d’un usage courant pour le service producteur et qui doivent être définitivement conservées.

Comment préparer un versement ?

• Mettre en ordre les dossiers intellectuellement et matériellement.
• Conditionner les dossiers en boites solides et numéroter celles-ci de 1 à n. On obtient ainsi les articles qui composent le versement.
• Identifier le versement sur un bordereau, pièce réglementaire et instrument de recherche qui permettra ultérieurement de demander communication de documents.

Toute élimination doit faire l’objet d’une autorisation préalable du directeur des Archives départementales et le visa de celui-ci est légalement obligatoire avant toute destruction.

Dès 1842, la situation préoccupante de la conservation des archives dans la plupart des communes avait amené le ministre de l’Intérieur à publier le 16 mai 1842 une instruction pour la conservation et la mise en ordre des archives des communes, instituant une inspection des archives communales pour assurer le suivi des travaux. Inspection qui fut rapidement confiée à l’archiviste départemental.
Les lois de décentralisation ont transféré en 1986 les Archives départementales au département. Mais elles ont maintenu le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives des collectivités territoriales. Sur les archives des communes, ce contrôle est exercé au nom de l’Etat par le Directeur des Archives départementales (décret 88-849 du 28 juillet 1988).

Le maire est juridiquement responsable des archives de la commune. Il doit assurer la protection, la conservation et la communication des documents dans les termes fixés par la loi pour la justification des droits de la commune et la sauvegarde de la mémoire collective.

• Les frais de conservation constituent une dépense obligatoire pour les communes (article L221-2 du Code des communes).
• Les archives doivent être conservées dans un bâtiment public, dans des locaux ou meubles inaccessibles au public.
• Les archives ne peuvent en aucun cas être aliénées ou détruites sans l’accord de l’Etat représenté par le Directeur des Archives départementales.
• La consultation des documents librement communicables est un droit pour le public.
• La communication doit se faire en présence d’une personne responsable.
• Le prêt des archives à domicile est strictement interdit.
• Le récolement des archives est obligatoire à chaque renouvellement de municipalité.
• Les Archives départementales effectuent leur contrôle par des visites pendant lesquelles un bilan des conditions de gestion, de tri, de classement, de conservation et de communication des documents est dressé.
• Par ailleurs, la loi du 21 décembre 1970 fait obligation aux communes de moins de 2000 habitants de déposer les documents de plus de cent ans.

Les archives d’origine privée sont complémentaires des autres séries des Archives départementales ; elles donnent un éclairage particulier sur la vie des hommes, un autre regard, ou apportent des éléments totalement inconnus par ailleurs.

Les archives privées sont par nature diverses. Il peut s’agir de papiers de familles (famille de Lévis Mirepoix, de Miglos, de Villemur...), de travaux d’érudits (fonds Blazy, Vézian…), d’archives d’entreprises (papeteries Bergès, forges de Montgailhard…), de syndicats ou d’associations, d’archives religieuses (Eglise réformée du Mas-d’Azil, archives de paroisses...) ou de pièces isolées trouvées dans un tiroir ou un grenier....

Ces archives peuvent entrer par don, legs, ou dépôt, faisant l’objet d’un contrat écrit entre le Conseil général et le propriétaire.

Ces archives bénéficieront d’un traitement scientifique, de bonnes conditions de conservation et d’une possible mise en valeur.

C’est une occasion de faire d’un patrimoine individuel un patrimoine commun, d’enrichir la mémoire collective des Ariégeois.

• Un bordereau de versement doit être obligatoirement rédigé. Des formulaires sont à votre disposition auprès de notre service.
• Ce bordereau comporte 3 pages au moins :
  • page 1 avec identification précise du service versant.
  • page 2 et autres si besoin: pages de rédaction.
  • dernière page portant le visa obligatoire du chef de service.
• Ce bordereau doit toujours être dactylographié.
• Chaque article doit faire l’objet d’une analyse précise indiquant le contenu réel du dossier. Il faut éviter absolument les termes de « objets généraux », « affaires diverses » , « etc... ». Les sigles doivent être développés au moins une fois en note. Les dates extrêmes des documents contenus dans un article doivent absolument accompagner l’analyse de cet article. Des analyses trop vagues, trop succintes, incomplètes ou incompréhensibles entraînent le rejet par les Archives Départementales et l’obligation d’une nouvelle rédaction.
• Chaque article (liasse ou registre) doit porter un numéro d’ordre selon le principe de la numérotation continue, ce numéro étant reporté dans la colonne de gauche du bordereau. Les articles doivent être conditionnés dans des boîtes d’archives en carton sauf quand il s’agit de grands formats.
• Les dossiers ne doivent pas être versés au jour le jour par les services. Un versement doit comporter un nombre suffisant d’articles pour justifier une cotation particulière.